How To Orga: Finanzen

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ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!

Wenn man eine KoMa ausrichtet, muss man immer die Finanzen im Blick haben. Nicht nur, weil man nicht mehr ausgeben sollte als man einnimmt, sondern auch, weil die Finanzbuchhaltung für Dritte (BMBF, AStA, KoMa e.V.) nachvollziehbar sein sollte.

Ausgaben

Die Ausgaben für die KoMa lassen sich grob in die folgenden Bereiche einteilen:

  • How To Orga: Verpflegung - Wahrscheinlich der größte Kostenpunkt. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann man mit etwa 30-50€ pro Person rechnen.
  • Teilnehmerausstattung - auch ein großer Posten. Hier schlagen vor allem die Teilnehmer-Shirts, aber auch der Druck der Infohefte zu buche. Gegebenenfalls vorhandene Tagungstickets zählen auch in diesen Bereich.
  • Öffentlichkeitsarbeit - Ein verhältnismäßig kleiner Posten. Hauptsächlich Druck und Versand vom KoMa-Kurier und den Einladungen.
  • Kulturprogramm - Meist der kleinste Posten. Stadtführung.
  • Fixkosten - Ein nicht zu vernachlässigender großer Posten. Helferausstattung, Versicherungen, Mieten für KfZ und Kühlschränke. Und alles an was man vorher nicht gedacht hat.

Bis auf die Kosten für die Teilnehmershirts und das Kulturprogramm sind diese Posten förderungsfähig. Bei der Verpflegung gilt dies jedoch nicht für die Kasse-des-Vertrauens-Artikel.

Kosten für Verpflegung

Die Kosten für das ewige Frühstück kann man mit etwa 20€ pro Person veranschlagen. Dazu kommen dann die Kosten für die Warmverpflegung (Mensa, Catering, selber kochen/grillen)

Kosten für Teilnehmerausstattung

Hier kommt es entscheidend darauf an, wo man seine T-Shirts drucken lässt. Shirts in vernünftiger Qualität inklusive haltbarem Aufdruck kann man schon für 7-8€ bekommen.

Eine wichtige Frage, die frühzeitig geklärt werden sollte, ist ob man den Teilnehmern Konferenztickets stellen möchte. Ob sich dies lohnt hängt natürlich davon ab, wie zentral die Uni gelegen ist und mit wievielen Fahrten man rechnet.

Meist stellt man den Teilnehmerinnen eine Tasche zur Verfügung, in welche man das Infoheft und weiteres Konferenzmaterial packt. Einiges davon kann man als Sachspenden von Sponsoren bekommen (Kugelschreiber, Blöcke, etc.)

Außerdem benötigt man Namensschilder für die Teilnehmer.

Fixkosten

  • Helfershirts: Wichtig ist, dass die Rechnung getrennt von der für die Teili-Shirts ist.
  • Veranstaltungsversicherung - Sollte man unbedingt haben.
  • Verbrauchsmaterial
  • Reinigungsmaterial
  • Mieten für Kühlschränke
  • Mieten für KfZ, Sprit
  • Bewachungskosten
  • Ersthelferkurse, Verbandmaterial

Einnahmen

Allgemein hat man drei Einnahmequellen:

  • Teilnehmer_innen - Jeder Teilnehmer zahlt in der Regel einen Teilnahmebeitrag.
  • BMBF - In den letzten Jahren wurde die KoMa regelmäßig vom BMBF gefördert. Wir hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt
  • Sponsoren - Insbesondere für die nicht-förderungsfähigen Ausgaben benötigt man Sponsoren. Dies können oft auch mit Sachmitteln sponsorn.

Buchhaltung

Zuerst ein paar grundsätzliche Dinge:

  • Wenn man eine KoMa organisiert hat man mit einem Kostenrahmen von 5000€ bis 8000€ zu tun.
    • Listenpunkt Listenpunkt Wenn man eine KIF-KoMa ausrichtet, wird der Kostenrahmen bei 15.000€ bis 20.000€ liegen.
  • Eine saubere Buchführung sind unabdingbar für eine saubere, nachvollziehbare Endabrechnung.
    • Die meisten haben damit keine oder kaum Erfahrung. Lasst euch vom Förderverein helfen. Haltet euch an die hier genannten Hinweise
  • Es sollte nur eine Person geben, die mit dem Geld hantiert, Quittungen und Rechnungen sammelt und die Buchführung macht. Alles andere endet im Chaos.
  • Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Keine Ausgaben ohne Rechnung oder Quittung. Die Kasse muss am Ende auf den Cent genau stimmen.
  • Förderungsfähige und nicht-förderungsfähige Posten dürfen nicht gemeinsam auf einer Rechnung stehen.
  • Viele kleine Rechnungen sind besser als eine Große.

Finanzplanung

Eine gute Planung ist durch nichts zu ersetzen. Dies gilt auch und insbesondere für die Finanzierung. Mach euch frühzeitig eine Liste der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. Sofern es auf die einzelnen Punkte zutrifft berücksichtigt, wie sich die Kosten ändern, wenn sich die Teilnehmerinnenzahl ändert.

Bargeld

Ihr werdet im Rahmen der KoMa mit viel Bargeld in Berührung kommen. Die Teilnehmerinnen werden in der Regel am Anreisetag ihren Beitrag bezahlen. Ihr habt dann schnell mehr als 1000€ in bar in der Hand. Überlegt euch im Vorfeld genau, wie ihr mit diesem Geld umgehen wollt. Es ist *keine gute Idee*, das Geld im Fachschaftsraum zu lagern, bis man am nächsten Tag einkaufen oder zur Bank fährt. Es ist in der Vergangenheit schon vorgekommen, dass dieses Geld über Nacht geklaut wurde. Am Besten bringt man das Geld noch am Anreisetag zur Bank.

Nochmal in anders

Es ist völlig ok, wenn eure Fachschaft der Rechnungsempfänger ist. Beachtet aber bitte folgende Hinweise:

  • Eure Hauptaufgabe wird es sein, für eine saubere Buchführung zu sorgen. Den Abrechnungskram mit dem BMBF erledigt der Förderverein. Bitte hebt alle Originalrechnungen auf. Das BMBF akzeptiert keine Kopien.
  • Hebt JEDE Rechnung sorgfältig auf. Am Besten in einer Klarsichthülle, diese in einem Aktenordner, den in einem Regal/Schrank! Seht zu, dass möglichst keine Privatpersonen Rechnungsempfänger sind. Habt ihr nen Förderverein: Gut, Sonst die Fachschaft selbst.
  • Führt auch Buch über eure Bargeld-Kassen, warum wurde Geld reingelegt, wo kam es her? Wer hat Geld wozu herausgenommen? Trennt nach Möglichkeit Bargeldkassen für Teilnehmerbeiträge und T-Shirts.
  • Die KoMa-Teilnehmer müssen sich JEDEN TAG in die Teilnehmerlisten des jeweiligen Tages eintragen. Eine Eintragung im Voraus oder im Nachhinein ist nicht erlaubt. Dies wird ggf. durch das BMBF kontrolliert. Jede fehlende Unterschrift kostet uns 40€. Jeder Teilnehmer, der sich also gar nicht einträgt, kostet uns also 160€!
  • Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:
    • Jeder KoMa-Teilnehmer hat sich schon bei der Anreise in die Liste für den entsprechenden Tag einzutragen, ihr erledigt dies direkt am Meldekopf.
    • Außerdem gebt ihr beim Zwischen- und Abschlussplenum die entsprechenden Listen rum.
    • Sollte das Abschlussplenum länger als Mitternacht gehen, könnt ihr die Sonntagslisten auch dann schon rumgeben. Ansonsten bitte den Hinweis geben, dass die Leute sich auch am Sonntag noch eintragen. Für den Donnerstag müsst ihr ggf. den Leuten hinterherlaufen. Wir hatten mit Aushängen im Info-Cafe in Bremen großen Erfolg, da wir Abends immer eine Liste der Leute anschlugen, die sich noch nicht eingetragen haben.
  • Zum Rechnungswesen:
    • Bitte sorgt dafür, dass alle Einkäufe, die förderungsfähig sind, durch Rechnungen/Kassenbons belegen könnt.
    • Achtet darauf, dass ihr förderungsfähige und nichtförderungsfähige Ausgaben auf verschiedenen Rechnungen stehen habt.
    • Kleine Rechnungen sind besser als Große!
  • Folgende Ausgaben sind förderungsfähig:
    • ca. 30 Orga-T-Shirts
    • Lebensmittel für das Ewige Frühstück
    • Warme Mittagsverpflegung (Mensa/Catering, Richtwert: 3x4€/TN)
    • Kaffee, Tee, Mineralwasser
    • ca. 2-3 Kisten Bier
    • ca. 2-3 Kisten Softdrinks
    • Süßigkeiten im Wert von ca. 50€ (~1€/TN)
    • Verbrauchsmaterial wie Papierservietten, Haushaltsrolle, Alufolie, Frischhaltefolie, Einweghandschuhe, Einweggeschirr, Spül- und Reinigungsmittel, etc.
    • Teilnehmerausstattung: Tasche, Stifte, Papier, Namensschild, Infoheft, ÖPNV-Tickets aber NICHT Teili-Shirts!
    • Veranstaltungsversicherung
  • Folgende Ausgaben sind NICHT förderungsfähig:
    • Teilnehmer-T-Shirts,
    • Kosten für Raummiete, Bewachung, Mietfahrzeuge, etc.
    • Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen
    • Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen

Nochmal in Kürze:

Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Dokumentiert jede Geldbewegung auf den Cent genau. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Führt ordentlich Buch. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf.